Herramientas de negocios a un Clik (endeavor)

Esta iniciativa norteamericana reúne un directorio de herramientas y aplicaciones útiles orientadas a ayudarte a gestionar mejor tu negocio.

Contabilidad, finanzas, publicidad on-line, relaciones y atención al cliente... son algunos de los aspectos clave que toda empresa moderna debe cubrir. Hoy, estas actividades son asistidas por una gama amplia, variada y especializada de programas informáticos que sistematizan la gestión en cada ámbito. Sin embargo, para las pequeñas y mediadas empresas el costo y esfuerzo por localizar y poner en operación las aplicaciones más efectivas en cada ámbito suele ser muy alto. Con este problema en la mira, The Small Business World promueve aplicaciones on-line pensadas especialmente para que las PYMEs puedan adquirirlas y, a través de ellas, sistematizar y aumentar la eficacia en la gestión de su negocio. En el directorio de The Small Business World se presentan decenas de utilitarios agrupados por categorías, por ejemplo:

* Contabilidad
* Emisión de facturas
* Software para blogging
* CRM
* Firma de documentos
* Ecommerce
* Email Marketing
* Finanzas
* Formularios
* Atención al Cliente
* Mailing


Con la meta de facilitar la vida de las PYMEs, este sitio brinda la posibilidad de elegir entre 200 aplicaciones gratuitas y pagas. Se puede acceder a su descripción funcional y a la modalidad de contratación de cada una navegando el directorio por categoría o por orden alfabético.

A través de las soluciones como las que se promueven en este sitio, el emprendedor puede llevar a cabo tareas tan complejas como enviar y recibir facturas electrónicas, armar una tienda on-line, simplificar el almacenamiento de archivos y diseñar, desarrollar y gestionar soluciones de comercio social, etc.

Si bien The Small Business World está hoy sólo disponible en inglés y algunas de las herramientas pueden no cumplir con requisitos técnicos y/o normativos de cada país, visitar esta Web te ayudará a identificar los tipos aplicaciones disponibles para mejorar el rendimiento de tu negocio y, con este insumo, orientar la búsqueda de soluciones locales.

Por otro lado, si tu empresa se dedica al desarrollo de este tipo de aplicaciones, The Small Business World es un iniciativa que tenes que conocer, y porque no… hacerte miembro. Ello te permitirá ampliar los canales de oferta de tus desarrollos.

¿Cómo mejorar la función de compras? (Por Néstor Setzes)

Se dice que la verdadera ganancia no viene de las ventas sino de las compras. Así, veamos algunas pautas para mejorar esta función fundamental de la empresa...


En las pequeñas y medianas empresas, las compras suelen ser manejadas directamente por la máxima autoridad, ya sea su propietario o director. El área de compras típicamente se encuentra entre las últimas en ser delegadas.

Sin embargo, más allá de que el dueño se muestre reacio a dejar esta función en manos de otros, lo cierto es que en muchos casos no la ejecuta correctamente (o al menos hay mucho por mejorar).

Un problema habitual en la PyME es que habitualmente el comprador manifiesta un comportamiento más parecido al de un consumidor que al de un comprador institucional. Y esto trae como consecuencia una merma importante en la productividad y en la competitividad.

En efecto, ¿cuántas veces se descarta una compra porque "el vendedor no me agrada"? ¿Cuántas veces se elige un proveedor sencillamente por "la buena relación que tenemos con su vendedor"?

No obstante, existen diversos métodos y herramientas para comprar mejor. Veamos algunas pautas sugeridas en la práctica cotidiana de la asesoría a pequeñas y medianas empresas:

Tomar conciencia de la importancia de la función de compras: Se dice que la verdadera ganancia no viene de las ventas sino de las compras. Así, es importante asignar los tiempos que sean necesarios a esta tarea, teniendo en cuenta que se trata de una actividad estratégica de la empresa.

Diversificar: Es buena práctica ampliar la cantidad de proveedores a un mínimo de 3 por cada rubro importante, manteniendo la relación comercial (aunque sea mínima) con todos ellos. Es fundamental no caer en el error de concentrar todas las compras en un solo proveedor. Si eso ocurre, nos encontraremos en una posición muy desfavorable a la hora de negociar.

Hacer competir a los proveedores: Implementar un sistema de "concurso de precios", comparando al menos dos ofertas similares de otros proveedores antes de cerrar una operación.

Dejar de lado las apreciaciones personales: Es importante concentrarse en lo que le conviene a la empresa en cada operación, independientemente de cuestiones afectivas respecto del vendedor o del proveedor. También es crítico no decidir en el momento. Debemos tomarnos el tiempo necesario para que las emociones se dispersen y podamos juzgar si la compra es realmente lo mejor para la empresa.

Exigir siempre una nota de pedido: Allí deben constar todas las condiciones acordadas (artículo, características, precio, forma y plazo de pago, plazo de entrega, quién pagará el flete, datos del vendedor y del comprador, fecha y observaciones si fuera necesario). Cuando compran, las grandes empresas tienen sus propios formularios y hacen que el vendedor firme el original. Esta es una práctica que conviene implementar en cualquier organización.

Registrar adecuadamente a los proveedores: Confeccionar una ficha por cada proveedor que contenga datos básicos como nombre de la empresa, CUIT, comprobante del mismo, teléfonos, fax, email, nombre y teléfono del vendedor, y un espacio para las condiciones habituales que se manejan con ese proveedor.

Mantener registros de todas las operaciones: Para poder cotizar rápida y fácilmente, es deseable tener notas de pedidos, listas de precios y datos del proveedor.

Controlar minuciosamente las entregas: Verificar que lo ingresado coincida con lo pactado a través de un control físico (conteo de los bienes, verificación de la calidad, y que las cantidades coincidan con lo facturado), y administrativo (de las facturas con la nota de pedido y las listas de precios).

Controlar el stock: Es importante contar con información actualizada de las existencias. Se deben asignar cantidades mínimas y máximas para cada artículo. Cuando el stock de un producto baja del mínimo asignado, se corre el riesgo de faltantes. Cuando se excede el máximo, por el contrario, pueden sufrirse pérdidas por improductividad.

Analizar permanentemente el mercado proveedor: Debemos estar abiertos a la posibilidad de nuevos proveedores que reemplacen a los anteriores.

Equilibrio en la relación: No debemos perder de vista que estamos haciendo negocios, y no amigos o enemigos. Entonces, es necesario mantener un equilibrio en la relación con el vendedor y con proveedor, a partir de cierta distancia y a la vez mucha amabilidad y cordialidad en un marco de respeto absoluto de ambas partes.

Si se logra una política y un método de compras adecuado, la empresa ganará más dinero. Y, más importante, crecerá en su competitividad, única garantía de sobrevivencia y éxito a largo plazo.